La persona promedio no se entusiasma con el tema de la gestión de inventario. Simplemente no es algo que acelere el corazón y bombee la sangre. Sin embargo, si es propietario de un negocio, debe hacerlo. Debe tratar la gestión de inventario con el respeto y la atención que merece, o corre el riesgo de cometer errores debilitantes que obstaculizarán su capacidad de escalar.
Los 5 problemas más frecuentes en el control de inventarios
Estos son algunos de los errores más comunes que cometen las empresas cuando se trata de la gestión de inventario:
Uso de medidas de rendimiento limitadas
Una de las claves más importantes para una gestión de inventario exitosa es medir eficazmente el rendimiento pasado para pronosticar con precisión los niveles futuros. Si bien hay cientos de estrategias y técnicas únicas que se pueden utilizar, el mayor error que cometen las empresas implica el uso de medidas de rendimiento limitadas.
Si desea determinar con precisión los niveles futuros de inventario, no puede simplemente adoptar un enfoque reactivo. Usar un tamaño de muestra pequeño de rendimiento y demanda anteriores es demasiado miope. La naturaleza acelerada del mercado actual requiere esfuerzos proactivos, no reactivos. Debe saber qué tan rápido se mueve el inventario en la empresa y medir constantemente la demanda.
Si no observa la demanda de los clientes, los niveles de inventario, los pedidos pendientes, las tasas de cumplimiento y la rotación del inventario como una entidad cohesiva, se quedará atrás. Todos los aspectos de la gestión de inventario están interconectados o relacionados de alguna manera. Cuando una variable cambia, el valor de otra también lo hace. No se limite a una o dos medidas al realizar pronósticos. Tómese su tiempo y observe tantas métricas diferentes como sea posible.
También desea asegurarse de proteger a su empresa contra errores de pronóstico. La mayoría de las empresas planificarán dos o tres días de inventario adicional, por si acaso hay un error. Lo último que quiere que suceda es quedarse sin existencias y perder dinero. Es mucho mejor tener unidades adicionales a mano.
No gastar dinero en las herramientas adecuadas
Si hay un área en la que desea gastar, es en las herramientas adecuadas. No escatime en software y formación. Puede tener las mejores instalaciones y gerentes de la industria, pero no valen nada sin los recursos adecuados.
Considere esto: ¿Por qué gastaría miles de dólares en software de administración de inventario especializado y luego no gastaría un poco más para capacitar a sus empleados sobre cómo usar el software? Simplemente no tiene ningún sentido en absoluto. El software no le servirá de nada si sus empleados no pueden utilizar sus funciones.
Tener más inventario del que necesita
“Temeroso de quedarse corto, es fácil gastar demasiado en inventario, lo que puede consumir el capital de trabajo y erosionar las ganancias”, escribe Lisa Girard de Entrepreneur.com. “El almacenamiento no es gratuito, por supuesto, y el inventario que se encuentra en un estante está sujeto a daños, depreciación e incluso obsolescencia”.
Si bien existe una delgada línea entre tener muy poco inventario y almacenar demasiado, debe evitar el exceso de existencias. Puede que no sea gran cosa al principio, pero este es un error costoso que te alcanzará. Mejorar sus esfuerzos de pronóstico es la mejor manera de mejorar la precisión en esta área.
Falta de comunicación
En términos prácticos, la falta de comunicación es uno de los mayores asesinos de la gestión de inventario. Ya sea que ocurra en el almacén o entre el almacén y la oficina, los deslices aquí pueden ser muy costosos.
Los síntomas comunes de la falta de comunicación incluyen promociones y ofertas repentinas que toman por sorpresa al gerente de inventario, confiando únicamente en la previsión automática de un software de administración de inventario y nunca teniendo reuniones cara a cara.
La gestión de inventarios es muy analítica, pero también requiere intuición y participación humana. Si su equipo solo confía en números y programas automatizados, se está perdiendo la rentabilidad. La comunicación interna es vital y debe ser una prioridad.
No tener un plan de respaldo
Cada aspecto de la gestión de su inventario necesita un plan de respaldo. Si ocurre X, ¿cómo respondemos? Las preguntas del tipo “¿Qué pasaría si …?” Deberían convertirse en un foco principal. Un plan de respaldo sólido puede evitar que un pequeño inconveniente se convierta en un problema desastroso.
Por ejemplo, Steve Warren de Multichannel Merchant insiste en la necesidad de proteger sus productos más importantes. “Si tiene un artículo de alta venta que es difícil de mantener en stock o está planeando una promoción que aumentará significativamente la demanda, a menudo tiene sentido contratar a un segundo proveedor para el producto como plan de respaldo”, escribe.
Su plan de respaldo puede verse diferente al plan de respaldo de su competidor, pero está bien. Lo importante es que tenga uno en su lugar. Con suerte, nunca tendrás que usarlo, pero seguro que es reconfortante saber que está ahí.